配偶者ビザや家族帯同ビザの申請では、
外国で発行された本国書類を提出する必要があります。
・出生証明書
・結婚証明書
・戸籍関係書類
これらは、夫婦関係や親子関係を証明する重要な資料になりますが
相談を受けている中で
・本国書類はコピーでもよいのか
・原本を提出しないといけないのか
・提出した原本は返却されるのか
といった質問をいただくことがあります。
海外で発行された書類は再取得に時間がかかることも多いため、原本提出には不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、本国書類はコピーでよいのか、原本提出が必要になるケース、提出時の注意点について分かりやすくお伝えします。
１．本国書類とは
本国書類とは、外国人の母国の役所などが発行する公的書類のことです。
日本の在留資格申請では、家族関係を証明するために本国書類の提出が求められることがあります。
代表的な書類は次の通りです。
・出生証明書
・結婚証明書
・戸籍関係書類
・家族関係証明書
日本人の場合は戸籍謄本で家族関係を確認できますが、外国人の場合は日本で家族関係を確認できる書類がないため、本国書類によって家族関係を確認する必要があります。
そのため、配偶者ビザや家族帯同ビザの申請では、本国書類が非常に重要になります。
２．本国書類はコピーでも提出できる？
多くの在留資格申請では、本国書類のコピーを提出することが認められています。
つまり、必ずしも原本を提出しなければならないわけではありません。
・配偶者ビザ申請
・家族帯同ビザ申請
・在留資格変更申請
これらの手続きでは、コピーで提出することが一般的です。
ただし、コピー提出が認められている場合でも、内容がはっきり確認できるコピーである必要があります。
文字が読めない場合や不鮮明な場合は、追加提出を求められることがあります。
３．原本提出が求められるケース
コピー提出が認められている場合でも、原本の提出が求められるケースがあります。
代表的なケースを見ていきましょう。
①入管が原本確認を求めた場合
最も多いのが、入管から原本確認を求められるケースです。
・コピーだけでは内容確認が難しい
・書類の信頼性を確認したい
・追加審査が必要になった
といった場合が挙げられます。
この場合、入管から「原本の提出」 「原本の提示」などを求められることがあります。
②書類の信頼性に疑いがある場合
提出された書類について、入管が確認を強化する場合があります。
・書類の形式が不自然
・発行機関が不明確
・偽造の疑いがある
このような場合、原本提出が求められることがあります。
③申請内容の確認が必要な場合
家族関係の確認が重要な場合にも、原本確認が求められることがあります。
・国際結婚の配偶者ビザ
・子どもを呼び寄せる家族帯同ビザ
・親子関係の証明が必要な申請
このような場合、審査の過程で原本の提示が求められることがあります。
４．原本を提出した場合は返却される？
入管に原本を提出した場合、多くの場合は返却されます。
・出生証明書
・結婚証明書
などは、原本提出後に返却されるケースが一般的です。
返却方法としては、
・窓口で返却
・郵送で返却
などがあります。
ただし、返却方法は申請内容や入管の運用によって異なる場合があります。
５．本国書類提出時の注意点
本国書類を提出する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
①日本語翻訳が必要
外国語の書類を提出する場合、日本語翻訳を添付する必要があります。
・英語
・中国語
・韓国語
などの書類でも、日本語翻訳の提出が求められます。
翻訳は必ずしも専門翻訳者である必要はありませんが、内容が正確であることが重要です。
翻訳者の名前を記載することも一般的です。
②発行日の確認
本国書類には発行日があります。
あまりにも古い書類の場合、再提出を求められることもあります。
そのため、可能であれば新しく発行された書類を提出することが望ましいです。
③コピーは鮮明にする
コピー提出が可能な場合でも、次の点に注意しましょう。
・文字が読める
・印影が確認できる
・ページ全体が写っている
不鮮明なコピーは審査に影響する可能性があります。
６．本国書類の準備は早めに
本国書類の取得には時間がかかることがあります。
・役所での発行手続き
・海外からの郵送
・翻訳作業
などが必要になるためです。
特に、海外から書類を取り寄せる場合は、数週間以上かかることもあります。
そのため、在留資格申請を予定している場合は、早めに本国書類の準備を始めることが重要です。
まとめ
配偶者ビザや家族帯同ビザの申請では、出生証明書や結婚証明書などの本国書類を提出する必要があります。
多くの場合、コピーで提出することが可能ですが、次のようなケースでは原本提出が求められることがあります。
・入管が原本確認を求めた場合
・書類の信頼性を確認する必要がある場合
・家族関係の確認が重要な場合
原本を提出した場合でも、通常は返却されます。
また、本国書類を提出する際には、
・日本語翻訳を添付する
・発行日を確認する
・鮮明なコピーを提出する
といった点にも注意が必要です。
本国書類は在留資格申請の重要な資料になります。
余裕を持って準備し、適切に提出することが大切です。
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